Chronotachygraphe : qui est concerné, quelles échéances, et ce que l'entreprise doit conserver

Le chronotachygraphe est le seul équipement d'un véhicule qui enregistre en continu ce que fait son conducteur. C'est aussi celui qui porte le plus d'obligations distinctes : un contrôle périodique, des cartes à renouveler, des données à télécharger et à conserver. Chacune a son propre calendrier, et aucune ne coïncide avec le contrôle technique.

Quels véhicules doivent en être équipés

L'obligation vient de la réglementation européenne sur les temps de conduite et de repos. Elle vise le transport routier, pas la flotte de service :

• Les véhicules de transport de marchandises dont le poids total autorisé en charge dépasse 3,5 tonnes, remorque comprise.
• Les véhicules de transport de voyageurs conçus pour plus de neuf personnes, conducteur inclus.
• Certaines activités sont exemptées — véhicules de service public, dépannage dans un rayon limité, véhicules d'artisans sous conditions. Les exemptions sont d'interprétation stricte : s'en prévaloir sans vérifier son cas précis est le meilleur moyen de le découvrir en bord de route.

Un utilitaire léger de 3,5 tonnes ou moins n'est donc pas concerné, quel que soit son usage. C'est la première chose à vérifier sur un parc mixte : la ligne de partage est le PTAC inscrit sur la carte grise, pas la nature de l'activité.

Analogique, numérique, intelligent : trois générations qui coexistent

Un parc de dix poids lourds d'âges différents peut porter trois technologies différentes, avec des obligations qui ne se ressemblent pas.

Le tachygraphe intelligent est la génération imposée aux véhicules neufs depuis plusieurs années, et un calendrier de mise à niveau s'applique progressivement aux véhicules existants engagés dans le transport international. Ce calendrier comporte plusieurs échéances successives selon la génération équipant le véhicule et son tonnage : il se vérifie au texte européen en vigueur, pas dans un article, parce qu'il a déjà été modifié plusieurs fois.

Les quatre cartes, et celle qui vous concerne

Un chronotachygraphe numérique ne fonctionne qu'avec des cartes à puce. Il en existe quatre, et l'entreprise en détient au moins deux types.

• La carte conducteur. Personnelle, nominative, valable cinq ans. Elle enregistre l'activité de son titulaire, qui l'emporte d'un véhicule à l'autre. Rouler sans elle, ou avec celle d'un collègue, est une infraction lourde.
• La carte entreprise. Elle appartient à l'employeur et sert à verrouiller les données du véhicule à son nom, puis à les télécharger. Sans elle, l'entreprise ne peut pas remplir son obligation d'archivage.
• La carte atelier. Réservée aux centres agréés qui réalisent les contrôles et les étalonnages.
• La carte de contrôleur. Celle des forces de l'ordre et des agents habilités.

Le contrôle périodique : tous les deux ans, et ce n'est pas le contrôle technique

C'est le point le plus souvent manqué sur un parc de PME, parce qu'il ressemble à une obligation déjà connue sans en être une.

Le chronotachygraphe doit être vérifié dans un centre agréé tous les deux ans. Cette vérification porte sur l'étalonnage, l'intégrité des scellés et la conformité de l'installation. Elle est totalement distincte du contrôle technique du véhicule, qui est annuel pour un poids lourd, réalisé ailleurs, et qui ne la remplace pas.

Concrètement, un poids lourd porte donc au moins deux échéances réglementaires de périodicités différentes, qui dérivent l'une par rapport à l'autre au fil des reports. S'y ajoutent, selon l'équipement, le limiteur de vitesse, les extincteurs, le hayon élévateur ou la citerne. Le suivi du contrôle technique décrit le mécanisme ; le tachygraphe s'y superpose avec son propre calendrier.

Télécharger les données, et les conserver

C'est une obligation qui pèse sur l'employeur, pas sur le conducteur, et elle a deux rythmes distincts qu'il faut tenir simultanément :

1. 1La carte conducteur se télécharge à intervalle rapproché — l'usage retenu est de ne pas dépasser vingt-huit jours entre deux relevés, la mémoire de la carte finissant par écraser les données les plus anciennes.
2. 2La mémoire de l'appareil embarqué se télécharge moins souvent, l'intervalle usuel étant de quatre-vingt-dix jours au plus. Elle contient ce que la carte ne porte pas : les événements, les anomalies, les tentatives de manipulation.
3. 3Les fichiers se conservent ensuite pendant la durée exigée par la réglementation, sous une forme lisible et restituable à un agent de contrôle. Un disque dur de bureau sans sauvegarde ne satisfait pas cette exigence le jour où il tombe en panne.

L'oubli le plus fréquent n'est pas le téléchargement lui-même : c'est le conducteur en congé longue durée, ou l'intérimaire parti, dont la carte n'a jamais été relevée avant son départ. Les données existent, plus personne n'y a accès.

Ce que coûte un manquement

Les sanctions se répartissent sur trois niveaux, et leur gravité augmente avec l'intention :

• Le défaut administratif — carte non relevée, données non conservées, contrôle périodique dépassé. Contraventions, cumulables par véhicule et par conducteur.
• Le défaut d'appareil — chronotachygraphe absent, hors service ou non conforme. Immobilisation du véhicule possible, avec l'arrêt d'exploitation qui l'accompagne.
• La falsification — scellé forcé, aimant, dispositif de brouillage. C'est un délit, et il expose le dirigeant personnellement, bien au-delà d'une amende.

Le plus coûteux n'est presque jamais l'amende. C'est l'immobilisation : un porteur arrêté en bord de route un mardi matin, c'est une tournée annulée, un client livré en retard et un conducteur à rapatrier.

Suivre tout cela sur un parc mixte

Un parc de vingt véhicules dont six poids lourds, c'est une trentaine d'échéances rien que pour ces six-là : contrôles techniques annuels, contrôles tachygraphe biennaux, cartes conducteurs à cinq ans, sans compter le limiteur et les équipements spécifiques. Aucune ne tombe le même jour, et elles dérivent d'année en année.

1. 1Rattachez chaque échéance à son objet. Le contrôle tachygraphe appartient au véhicule ; la carte appartient au conducteur. Les mélanger dans une seule liste, c'est perdre celle qui n'a pas de plaque d'immatriculation.
2. 2Partez de la dernière réalisation. La date figure sur la plaquette d'installation apposée dans la cabine et sur le procès-verbal du centre agréé — deux faits vérifiables, contrairement à une date prévisionnelle recopiée.
3. 3Faites produire un dossier, pas une alerte. Un centre agréé ne se trouve pas toujours dans la semaine : trente jours de préavis sont un minimum, et il faut que quelqu'un ait la charge du rendez-vous.

C'est ce que fait le module d'échéances réglementaires : tachygraphe, limiteur, extincteur, hayon, citerne et contrôle technique y ont chacun leur périodicité propre, recalculée à chaque réalisation, avec un dossier d'intervention ouvert automatiquement avant le terme. Aucun boîtier n'est nécessaire — ces échéances reposent sur des dates et des documents, pas sur des kilomètres. Le compte s'ouvre en une minute, à 5 € HT par véhicule et par mois, minimum 50 € HT ; voir le détail du tarif.

Le chronotachygraphe n'est qu'une des six familles d'obligations attachées à un parc professionnel. Le guide de la gestion de parc automobile en donne le panorama et l'ordre dans lequel les reprendre.