Le tableur ne compte pas les jours
Une colonne « date de réception » n'est pas une échéance. Personne n'est prévenu au trente-cinquième jour : le dossier remonte le jour où quelqu'un rouvre le fichier, et parfois après les 45 jours.
Contraventions & procès-verbaux
Gérer les contraventions de votre entreprise sans tableur Excel
Un avis arrive, il est reporté dans un fichier, puis oublié jusqu'au prochain tri de la boîte aux lettres. FleetJoy classe les avis par urgence et propose le conducteur qui était affecté au véhicule le jour de l'infraction — pas l'affectataire du jour.
La loi laisse 45jours à compter de l'avis de contravention. FleetJoy décompte au plus tôt, depuis la date de l'infraction : l'échéance affichée est toujours antérieure à l'échéance légale.
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Pourquoi le suivi des PV sur Excel finit toujours par coûter cher
Le tableur n'est pas en cause tant que les avis restent rares. Il cède sur trois points précis, et toujours les mêmes.
Le conducteur retenu est le mauvais
Le tableur connaît l'affectataire d'aujourd'hui. L'infraction, elle, date de trois semaines — et le véhicule a pu changer de mains entre-temps. Désigner la mauvaise personne se paie deux fois : la contestation, puis le climat social.
Le fichier vit sur un seul poste
Le suivi est détenu par une personne, dans une version. Pendant ses congés, les avis s'empilent dans une boîte aux lettres que personne d'autre n'ouvre, et l'historique de ce qui a été désigné n'est opposable à rien.
Désignation du conducteur : 45 jours, et une amende si vous les dépassez
Quand un avis de contravention est adressé à une personne morale, le représentant légal doit désigner le conducteur dans les 45jours suivant l'envoi ou la remise de l'avis, en application de l'article L.121-6 du code de la route. À défaut, il encourt une amende distincte pour non-désignation — une sanction qui le vise lui, personnellement, et qui s'ajoute à la contravention initiale.
Trois issues sont légitimes, une seule est à éviter :
- Désigner le conducteur qui tenait le volant.
- Contester l'avis, avec son motif.
- Assumer l'amende au nom de la société — le paiement vaut renonciation à désigner, mais n'exonère pas de l'amende pour non-désignation.
- Laisser filer le délai. C'est le seul cas qui coûte plus cher que l'infraction elle-même.
Ce que FleetJoy fait à la place de votre tableur
Ligne à ligne, sur les six points où le suivi manuel se rompt.
| Critère | Suivi sur Excel | Avec FleetJoy |
|---|---|---|
| Suivi du délai légal | Une date saisie à la main, sans rappel | Compte à rebours des 45 jours, tri par urgence |
| Identification du conducteur | Recherche manuelle dans un autre onglet | Pré-rempli d'après l'affectation à la date de l'infraction |
| Affectation introuvable | Cellule vide, découverte trop tard | Alerte explicite quand aucune affectation ne couvre la date |
| Traçabilité | Historique des modifications perdu | Chaque désignation horodatée et attribuée à son auteur |
| Document de désignation | Courrier retapé pour chaque avis | Formulaire généré en PDF, prêt à transmettre |
| Accès | Un fichier, un poste, une personne | Plusieurs gestionnaires, avec des droits distincts |
Passer d'Excel à FleetJoy en trois étapes
- 1
Reprenez votre parc
Créez vos véhicules et vos conducteurs, puis renseignez qui conduit quoi et depuis quand. C'est cette chronologie d'affectations — et elle seule — qui permettra de désigner la bonne personne.
- 2
Saisissez les avis en cours
Chaque avis prend sa date d'infraction et sa date de réception. Le compte à rebours démarre immédiatement, et les dossiers les plus serrés passent en tête de file.
- 3
Laissez la file travailler
Désignez, contestez ou assumez au nom de la société. L'issue est enregistrée, le document produit, et le dossier quitte la file. Le tableur, lui, peut être archivé.
Questions fréquentes
Contraventions en entreprise : ce qu'on nous demande le plus
Quel est le délai pour désigner le conducteur d'une contravention ?
Le représentant légal dispose de 45 jours pour désigner le conducteur, à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis de contravention (article L.121-6 du code de la route) — et non à compter de l'infraction, l'écart atteignant couramment deux à trois semaines. FleetJoy décompte au plus tôt, depuis la date de l'infraction : l'échéance affichée est toujours antérieure à l'échéance légale, et l'échéance réglementaire s'affiche à côté dès que la date de réception de l'avis est renseignée.
Que risque une entreprise qui ne désigne pas le conducteur ?
Une amende distincte pour non-désignation, qui s'ajoute à la contravention initiale et vise le dirigeant personnellement. Payer l'amende à la place du conducteur n'en dispense pas : le paiement vaut renonciation à désigner, mais n'éteint pas l'obligation.
Peut-on gérer les contraventions d'une flotte sur Excel ?
Rien ne l'interdit, et cela tient tant que les avis restent rares. Le tableur atteint sa limite sur trois points : il ne déclenche aucune alerte avant l'échéance des 45 jours, il ignore quel conducteur était affecté au véhicule le jour de l'infraction, et il ne conserve pas de trace opposable de ce qui a été désigné.
Comment retrouver quel salarié conduisait le véhicule ce jour-là ?
En conservant l'historique des affectations avec leurs dates de début et de fin. FleetJoy s'y réfère pour proposer le conducteur affecté à la date de l'infraction — et signale explicitement le cas où aucune affectation ne couvre cette date, plutôt que de proposer l'affectataire actuel.
Peut-on contester un avis depuis l'outil ?
L'issue « contestée » est enregistrée avec son motif et le dossier sort de la file de désignation. La contestation elle-même se dépose sur le portail officiel de l'ANTAI : FleetJoy prépare et trace, il ne se substitue pas à l'administration.
Combien coûte la gestion des contraventions dans FleetJoy ?
Le module est inclus dans l'abonnement : 5 € HT par véhicule et par mois, avec un minimum de 50 € HT — soit l'équivalent de 10 véhicules inclus. L'essai dure 14 jours, sans carte bancaire. À son terme, sans abonnement, le compte passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, seules les modifications sont suspendues.
Ces réponses décrivent le fonctionnement de FleetJoy et rappellent le cadre posé par l'article L.121-6 du code de la route. Elles ne constituent pas un conseil juridique : la date opposable et le montant dû figurent sur l'avis de contravention.
Prêt à optimiser votre gestion de flotte ?
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