Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de quoi

Le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) distingue le responsable de traitement, qui décide des finalités, du sous-traitant, qui agit sur instruction. Pour FleetJoy, les deux rôles coexistent, et la distinction détermine à qui vous devez vous adresser.

Conséquence pratique pour un conducteur salarié : si vous souhaitez accéder aux données vous concernant, les faire rectifier ou vous opposer à leur traitement, votre interlocuteur est votre employeur, et non l'éditeur. Ce dernier ne peut agir sur ces données que sur instruction documentée de l'entreprise, et transmettra toute demande reçue directement.

L'entreprise cliente demeure responsable de l'information de ses salariés, de la consultation de ses instances représentatives lorsqu'elle est requise, et de l'inscription du traitement à son registre.

2. Identité du responsable de traitement

La désignation d'un délégué à la protection des données n'est pas obligatoire pour un traitement de cette nature au regard de l'article 37 du RGPD. Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées à l'adresse ci-dessus.

3. Données traitées

Données du compte et de la relation commerciale

• identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• données de l'entreprise : dénomination, SIREN, adresse de facturation ;
• données de connexion : identifiant, empreinte du mot de passe, journaux d'accès et d'erreur ;
• données de facturation : abonnements, montants, historique des règlements. Aucun numéro de carte bancaire complet n'est traité ni conservé par l'éditeur : les moyens de paiement sont détenus par le prestataire de paiement.

Données du parc et des conducteurs

• véhicules : plaque d'immatriculation, carte grise, caractéristiques techniques, kilométrage déclaré, échéances ;
• conducteurs : identité, catégories de permis et date d'expiration, FCO, carte conducteur, attributions de véhicules ;
• infractions : avis de contravention, désignation du conducteur au titre de l'article L.121-6 du code de la route ;
• documents téléversés : cartes grises, procès-verbaux de contrôle, factures, états des lieux photographiques.

Le service ne collecte aucune donnée de localisation ni de comportement de conduite. Aucun boîtier n'est posé dans les véhicules, aucune position n'est enregistrée, aucun trajet n'est reconstitué et aucun score de conduite n'est calculé. Les déplacements des salariés ne font l'objet d'aucun traitement.

4. Le cas particulier des plaques d'immatriculation

Une plaque d'immatriculation constitue une donnée à caractère personneldès lors qu'elle permet, directement ou indirectement, d'identifier une personne physique — titulaire du certificat d'immatriculation, conducteur attribué ou salarié affecté au véhicule. Elle est traitée comme telle, et non comme une simple référence technique.

Il en découle les garanties suivantes :

• la plaque n'est jamais transmise à un tiers à des fins commerciales, ni utilisée pour enrichir un profil ;
• elle n'est accessible qu'aux membres de l'entreprise cliente disposant des droits correspondants, le cloisonnement étant appliqué par la base de données elle-même ;
• son rapprochement avec un conducteur ne sert qu'aux finalités déclarées par l'entreprise : suivi des échéances, désignation en cas d'infraction, imputation des coûts ;
• aucune interrogation du système d'immatriculation des véhicules ni du fichier national des permis de conduire n'est effectuée.

5. Finalités et bases légales

6. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées. Elles sont accessibles aux seuls personnels habilités de l'éditeur et aux sous-traitants ci-dessous, qui agissent sur instruction et sont liés par des engagements de confidentialité et de sécurité.

Les données peuvent en outre être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu'une disposition légale l'impose.

7. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne ou y opèrent des infrastructures. Ces transferts sont encadrés, selon le prestataire, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou par la certification au cadre de protection des données UE—États-Unis.

La base de données applicative, l'authentification et les documents que vous téléversez sont hébergés dans l'Union européenne — région eu-central-1 (Francfort, Allemagne). Vos documents de conducteurs, vos cartes grises et vos plaques d'immatriculation ne quittent donc pas l'Union.

Les transferts hors Union européenne se limitent aux prestataires identifiés comme tels dans le tableau ci-dessus, qui interviennent en périphérie du service — hébergement applicatif, paiement, envoi d'e-mails, mesure publicitaire — et non sur le stockage des données de parc.

8. Durées de conservation

L'expiration de l'essai gratuit n'emporte par elle-même aucune suppression : l'espace bascule en lecture seule et les données demeurent consultables et exportables, comme le précisent les conditions générales de vente.

9. Sécurité

Les échanges entre le navigateur et le service sont chiffrés en transit. L'authentification repose sur des jetons signés, et les mots de passe ne sont jamais conservés en clair.

Le cloisonnement entre entreprises est appliqué par la base de données, et non par l'interface. Les règles d'accès sont exprimées sous forme de politiques de sécurité au niveau des lignes : une donnée appartenant à une entreprise est inaccessible à toute autre, y compris en cas de requête forgée depuis un navigateur. Une protection qui ne vivrait que dans l'interface serait contournable et n'en serait pas une.

Les accès des personnels de l'éditeur sont limités à ce qu'exige l'exploitation du service. Toute intervention sur un espace client réalisée à des fins d'assistance est tracée.

10. Cookies et traceurs

L'application connectée ne dépose aucun traceur publicitaire. Les écrans de gestion, l'administration et l'espace conducteur en sont explicitement exclus : seuls y subsistent les cookies strictement nécessaires au maintien de la session, dispensés de consentement au titre de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

Sur le site public, deux dispositifs peuvent être mis en œuvre :

En l'état, la balise de conversion n'est pas déposée. Son déclenchement est subordonné à la mise en place préalable d'un mécanisme de recueil du consentement : tant que celui-ci n'existe pas, aucune balise publicitaire n'est servie, y compris lorsque les identifiants de campagne sont renseignés. Elle ne sera réactivée qu'après recueil de votre accord, que vous pourrez refuser sans que cela n'altère l'accès au service.

Vous pouvez en outre paramétrer votre navigateur pour refuser les cookies tiers.

11. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition prévus aux articles 15 à 22 du RGPD, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Adressez votre demande au bon interlocuteur :à votre employeur s'il s'agit de données de conducteur ou de véhicule, à l'éditeur s'il s'agit de votre compte, de la facturation ou de la prospection. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de complexité.

L'entreprise cliente dispose par ailleurs, depuis son espace, d'une fonction d'export complet du compte, qui rend le droit à la portabilité immédiatement exerçable sans intervention de l'éditeur.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés — cnil.fr — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

12. Modification de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des clients par voie électronique. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.